Урок 7. Создание отчетов.

 

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес.

 

Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета.
Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес измениться и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Адрес.
Откройте запрос в режиме Конструктор.
Введите условие отбора фамилии: Баранова.
Выполните запрос, нажав на кнопку .
Сохраните и закройте запрос.
Перейдите на закладку Отчеты.
Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

 

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, нажав на кнопку закрыть.
Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Номера телефонов.
Откройте его в режиме Конструктор.
Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.


Выполните запрос, нажав на кнопку . Появиться окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.
Введите фамилию Корнилова и нажмите ОК.
Сохраните и закройте запрос.
Перейдите на закладку Отчеты.
Откройте отчет Номера телефонов. Появиться точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

 

Нажмите на кнопку - Вид для перехода в режим конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне конструктор отчетов находиться пять областей:

Заголовок отчета все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в начале отчета;
Верхний колонтитул все, что находиться в этой области, выводиться в верхней части каждой страницы;
Область данных содержит собственно записи;
Нижний колонтитул - все, что находиться в этой области, выводиться в нижней части каждой страницы;
Примечание отчета - все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов в заголовке отчета находиться надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле дата текущего дня.

 

Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.
Перейдите в режим предварительного просмотра, нажав на кнопку . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.
Закройте отчет, предварительно сохранив его.

 

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите режим Конструктор и запрос Справка.
Нажмите на кнопку ОК. Появиться Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид Колонтитулы и Вид Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, нажмите на кнопку .


 

Сохраните макет отчета с именем Справка.
Перейдем в режим предварительного просмотра . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.
Закройте отчет.

 

Задание 6. Завершите работу с программой Access.

Выберите пункт меню Файл - Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно

 

 

Урок 8. Создание отчетов (продолжение).

 

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

 

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставиться задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать в нутрии группы по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список.
Если отсутствует Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид Заголовок/примечание.
Нажмите на кнопку - Сортировка и группировка.
В появившемся поле выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да.


 

Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.
Закройте это окно.
Напечатайте в разделе заголовка отчета: Список учеников. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.
Сделайте надпись форматом 16. Выполните команду Формат Размер по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.
Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись Список учеников размером 14.
Напечатайте в разделе Заголовок группы Учебная группа надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите надпись поля), а потом слово группы.
Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат Размер по размеру данных.
В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в нужное место.
Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.
Нажмите кнопку - Свойства.
Наберите значение =[Page] в строке Данные.


 

Закройте текущее окно. Номера со страниц будут появляться в конце каждой страницы.
Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой - Линия на панели инструментов.
Отделите линиями все заголовки.


 

Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Установите для отчета режим Конструктор.
Добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в положение перед полем Фамилия.
Удалите надпись пустого поля.
Нажмите кнопку - Свойства.
Введите в ячейку Данные выражение =1.
В ячейке Сумма с накоплением выберите значение Для всего.


 

Закройте окно со свойствами полей.
Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.
Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

 

Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.

Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.
Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Примечание отчета.
Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.
Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.
Введите в ячейку Свойства - Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.
Введите название: Общее количество записей.
В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.
Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

 

Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.
В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.
В окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке .
Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.
Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .
Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

Щелкните по кнопке Далее.
На этом шаге можно отсортировать данные.
Щелкните по кнопке Далее.
Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.
Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.
Закройте отчет, согласившись с сохранением.

 

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет2 - блок;
Отчет2 - структура 1;
Отчет3 - структура 2;
Отчет4 - по левому краю 1;
Отчет5 - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6 - компактный;
Отчет7 - простой;
 Отчет8 - строгий;
Отчет9 - формальный;
Отчет10 - черно-белый.

 

Задание 6. Создайте почтовые наклейки.

Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.
В окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.
В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, нажимая на кнопку . Нажмите на кнопку Далее.
В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.
Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

 

Задание 7. Завершите работу с программой Access.

Выберите пункт меню Файл - Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.

 

Хостинг от uCoz