Урок 5

Урок 5. Создание и использование запросов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.
Если вы включили в параметры запуска заставку, то она появиться перед вами. Закройте ее. В базе данных должно быть три таблицы.

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Выберите закладку запросы, если находитесь в другом окне.
Нажмите мышкой на кнопку создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появиться линия, обозначенная цифрами 1 (один-к-одному).
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и НомерТелефона – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

Сохраните запрос, нажав на кнопку сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и нажмите ОК.
Нажмите на кнопку для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.
Перейдем в режим конструктор.
Сделайте запрос отображения всех фамилий, начинающихся с буквы В. Это можно сделать с помощью включения условия Like “B*”.

Нажмите на кнопку для представления запроса.
Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как.
В появившемся окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.
Самостоятельное задание: 1. Составьте запрос на адреса девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна. 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и нажимая кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.
В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5.

Нажмите на кнопку для представления запроса.
Сохраните запрос, нажав на кнопку сохранить. Введите имя запроса Успеваемость1 и нажмите ОК.
Самостоятельное задание: 1. Составьте запрос на учеников группы 101, у которых оценка по «Access» 4 или 5, сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по «Word» и «Excel» 4 или 5, сохраните запрос с именем Успеваемость3.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Номера телефонов.
Нажмите на кнопку Конструктор.
Удалите поле НомерТелефона.
Добавьте поле Адрес.
Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Файл – Сохранить как.
Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.
Удалите надпись в этой ячейке.
Нажмите на кнопку - Построить. Появиться окно, в котором можно строить сложные запросы.
Нажмите на кнопку Not, это слово появиться в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите в ручную.
Нажмите на кнопку ОК.
Нажмите на кнопку для представления запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем Не Баранова, выполнив команду Файл – Сохранить как.

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и нажимая кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть.
Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel – из таблицы Личные данные.
Поставьте курсор на клетку правее Excel на линии Поле.
Нажмите на кнопку - Построить.
В появившемся окне напечатайте выражение, представленное ниже. Нажмите ОК.
Среднее:([Word]+[Excel])/2

Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].
Сохраните запрос с именем Среднее.
Нажмите на кнопку для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.
Закройте запрос.

Задание 6. Завершите работу с программой Access.

Выберите пункт меню Файл - Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.

Урок 6. Создание и использование запросов (продолжение).

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Самостоятельное задание.
Создайте новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы. Для этого:

Задайте ключевое поле Код.
Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы 101.
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 2. Постройте запрос на обновление.

Школа №3 стала лицеем, а школа №5 – гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер школы 3 на слово лицей, а номер школы 5 – на слово гимназия.

Замечание: Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как поле Школа объявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля Школа на текстовый. Для этого следует:
Перейти на закладку Таблица.
Выделить таблицу Список.
Нажать на кнопку Конструктор.
Исправить тип поля Школа на текстовый.
сохранить и закрыть таблицу.

Введите условие замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово Лицей.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса.
Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то не увидите ни одной записи, так как цифры 3 заменились на слово лицей, а условие – на выбор школы 3 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 3, увидите в режиме таблицы результат замены.
Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.
Выберите вкладку Таблицы.
Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.
Самостоятельное задание. Создайте запрос Гимназия, меняющий значения поля школа 5 на слово Гимназия.

Задание 3. Постройте запрос на добавление.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Выберите те поля которые нужно добавить Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа. Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Добавление.
В появившемся окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому нажмите на кнопку ОК.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.
Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.

Задание 4. Постройте запрос на удаление.

Пояснение. Нужно удалить записи учеников, у которых класс был 11. Предварительно разорвите связь Список – Личные данные.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Удаление.
Выберите поле Класс из таблицы Список, нажав на него мышкой два раза.
Введите условие отбора.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.
Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что данные были удалены.
Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление с именами 10класс, 9класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них класс 9.

Задание 5. Постройте запрос на создание таблицы.

Пояснение. Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив Список – Личные данные. Снова создайте связь Список – Личные данные.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Создание таблицы….
Напечатайте имя таблицы Успеваемость и нажмите на кнопку ОК.
Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel, Access из таблицы Личные данные.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем Новая таблица.
Откройте таблицу Успеваемость. Убедитесь, что данные были добавлены.

Задание 6. Создайте перекрестный запрос.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено троек, четверок и пятерок. Для подобных целей используется Перекрестный запрос.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Перекрестный запрос, нажмите на кнопку ОК.
В окне создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и нажмите Далее.
Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Нажмите Далее.
Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count - количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Нажмите на кнопку Далее.
Задайте имя запроса Word и нажмите кнопку Готово.

Самостоятельное задание. Создайте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.

Задание 7. Завершите работу с программой Access.

Ð¥Ð¾ÑÑ‚Ð¸Ð½Ð³ Ð¾Ñ‚ uCoz